Die richtige Telefonanlage für das Büro auswählen
Auch in Zeiten digitaler Telekommunikation spielt die Telefonie weiterhin eine wichtige Rolle. In Unternehmen übernehmen in der Regel zentrale Telefonanlagen die Bereitstellung der Dienste. Hierbei stehen verschiedene technische Lösungen zur Auswahl. Die Auswahl des richtigen Telefonsystems stellt sicher, dass alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden und die Mitarbeiter eine moderne sowie vielseitige Kommunikationslösung zur Verfügung haben. Welche Faktoren bei der Wahl eine Rolle spielen und welche Funktionen eine moderne Telefonielösung bieten sollte sowie kann, beleuchtet der folgende Beitrag.
1 Grundlagen einer Telefonanlage für das Büro – wichtige Funktionen und Eigenschaften
Eine moderne Telefonanlage für das Büro bringt einen enormen Funktionsumfang mit. Diese Funktionen unterscheiden sich nach Art und Technik der Anlage. Einige Eigenschaften sind unverzichtbare Basisfunktionen, andere nützliche Extras, und dann gibt es Optionen, die in bestimmten Szenarien interessante Vorteile bieten. Aus diesem Grund ist die Suche nach der optimalen Kommunikationslösung immer ein individueller Prozess. Wichtig ist, dass die Anlage alle Kommunikationsbedürfnisse im Büro abdeckt und dabei kosteneffektiv ist.
Zu den Basisfunktionen gehören heutzutage Eigenschaften wie die Weiterleitung von Anrufen, Voicemail, Anrufbeantworter und Telefonkonferenzen. Diese Funktionen finden sich selbst bei einfachsten Lösungen. In den meisten Fällen wird zudem Wert auf die Skalierbarkeit gelegt. Eine einfache Erweiterung um neue interne Anschlüsse und Nummern ist in vielen Fällen möglich und das ganz einfach durch die Konfiguration. Das ist wichtig, um schnell neuen oder temporären Mitarbeitern eine eigene Telekommunikationsmöglichkeit bereitzustellen.
Gerade für Business-Telefonanlagen gelten aber höhere Anforderungen, um die alltägliche Kommunikation im Büro zu verwalten. Dazu gehört zum Beispiel die Integration mit CRM-Systemen, die in vielen Unternehmen heute im Einsatz sind. Die Vorteile dieser Funktionen zeigen sich bei der Interaktion mit Kunden. Über das CRM lassen sich nicht nur Nummern von Kunden oder Lieferanten abrufen, sondern auch viele weitere Informationen. Dazu zählen beispielsweise die Bestellhistorie oder auch der vorhergehende Kommunikationsaustausch. Eine moderne Anlage ermöglicht Kundenberatern somit eine persönliche Beratung in Telefongesprächen.
Dann sind mit modernen Telefonanlagen auch Videogespräche möglich. Voraussetzung sind Endgeräte, die über Kamera und Display verfügen. Es gibt dafür auch Tischtelefone mit entsprechender Technik. Natürlich lassen sich auch Telefonkonferenzen mit Videoübertragung organisieren. Hier sind teilweise enorme Teilnehmerzahlen möglich, sodass nicht nur interne Konferenzanrufe möglich sind, sondern auch die Organisation von Veranstaltungen wie Lehrgängen.
Eine interessante Funktion von Telefonanlagen ist die flexible Wahl des Endgeräts für die Anrufe. Mit VoIP ist es möglich, Telefonanrufe mit verschiedensten Endgeräten zu tätigen. Das kann das klassische Tischtelefon im Büro sein, das Smartphone unterwegs oder auch der Laptop im Homeoffice. Die Gespräche finden hier nicht mehr über das klassische Telefonnetz statt, sondern digital über die Internetverbindung und via IP. Dabei sind die einzelnen Nebenstellen immer unter derselben Rufnummer erreichbar, unabhängig vom aktuellen Standort und mit welchem Endgerät ein Anruf angenommen wird. So sind Mitarbeiter immer auf einem einheitlichen Weg zu erreichen, egal ob sie gerade im Büro, im Ausland, im Homeoffice oder unterwegs mit dem Zug sind. Mithilfe von Apps oder einer einmaligen Konfiguration lassen sich Endgeräte permanent mit einer bestimmten Rufnummer verknüpfen. Die Integration von Mitarbeitern im Homeoffice in das interne Telefonsystem ist so ebenfalls ganz einfach möglich.
Moderne Telefonanlagen integrieren noch weitere Eigenschaften, die die Funktionalität weiter erhöhen. Beispielsweise bieten einige Systeme die Möglichkeit für das File-Sharing oder integrieren Chatfunktion. Damit lassen sich digitale Informationen direkt während eines Gesprächs teilen, was in der Kommunikation ganz neue Optionen eröffnet. Weitere hilfreiche Funktionen einer Telefonanlage sind das Warteschlangenmanagement, eine Voicemailbox oder die Einrichtung von Weiterleitungen.
2 Diese Typen von Telefonanlagen gibt es
Es gibt verschiedene Arten von Anlagen und die Entwicklung in diesem Bereich schreitet stetig voran. Grundsätzlich lässt sich zwischen virtuellen und On-Premises-Anlagen unterscheiden. Beide Varianten arbeiten heutzutage faktisch ausschließlich mit VoIP, da die Technik große Vorteile bietet und zudem sehr kosteneffektiv im Betrieb ist.
Bei den Kosten unterscheiden sich Telefonanlagen in der Cloud und On-Premises dennoch deutlich. Der Unterschied liegt im Konzept. Eine physische Telefonanlage für das Büro wird einmal angeschafft. Im Betrieb fallen dann nur noch die Kosten für die eigentlichen Telefongespräche an. Die Kosten für die Anschaffung hängen im Wesentlichen vom Funktionsumfang und der Anzahl der möglichen Teilnehmer ab. Kleine Anlagen sind in der Teilnehmerzahl beschränkt, beispielsweise auf 20 Rufnummern. Das limitiert natürlich die Möglichkeiten zur späteren Erweiterung, wenn das Unternehmen wächst. Es existieren aber auch modulare Anlagen, die sich später erweitern lassen. Das ist dann jedoch mit weiteren Investitionen verbunden.
Bei der Cloud Telefonanlage hingegen gibt es keine oder nur sehr geringe Investitionskosten. Dafür fallen monatliche Gebühren für die Nutzung der Dienste des Anbieters an. Bei den meisten Cloud Telefonanlagen wie von Telefonanlagen.de erfolgt eine benutzergenaue Abrechnung. Das gewährleistet zum einen transparente Kosten und zum anderen eine einfache Skalierbarkeit bei vorhersehbaren Kosten.
3 Vorteile vom Einsatz der Microsoft Teams Telefonie
Die Telefonie spielt im Büro nach wie vor eine zentrale Rolle, auch wenn andere digitale Lösungen im Bereich der Kommunikation immer stärker zum Einsatz kommen. Da vor allem die Kunden weiterhin den Kontakt per Telefon zu Unternehmen suchen, wird die klassische Telefonie auf absehbare Zeit ein Bestandteil der Kommunikation in Unternehmen bleiben.
Auch aus diesem Grund entwickeln sich die Telefonanlagen weiter und schaffen mit den Funktionen Schnittstellen zu anderen Kommunikationslösungen wie der E-Mail oder auch Plattformen wie Microsoft Teams. Für Unternehmen ist es durchaus interessant, alle Kommunikationskanäle zu bündeln und diese zentral zu verwalten. Mit der Wahl der richtigen Anlage für die Telefonie ist dies möglich.
Viele Unternehmen entscheiden sich heutzutage für eine virtuelle Lösung für die Telefonie. Anlagen in der Cloud sind flexibel, skalierbar und bieten enorm viele Funktionen. Eine schnelle Internetverbindung, die Voraussetzung für VoIP und die Cloud Telefonie ist, gibt es heutzutage sowieso in jedem Unternehmen. Für die Cloud Telefonie spricht weiterhin, dass im Büro keine zusätzliche Hardware angeschafft werden muss. Das Unternehmen muss keine neuen Kabel verlegen, da VoIP über das Netzwerk arbeitet, das in der Regel für Computer eh verlegt ist. Nicht einmal Tischtelefone sind grundsätzlich notwendig, denn die Mitarbeiter können über den PC oder ein Softphone telefonieren.
Für Start-ups und junge Unternehmen, die wenig in die Infrastruktur investieren möchten, bietet sich die Cloud Telefonie besonders an. Ein Vorteil ist hierbei die Skalierbarkeit. So wächst das System mit dem Unternehmen und ist zukunftssicher. Aber auch Unternehmen mit bestehender Einrichtung im Büro profitieren von der Cloud Telefonie. So erhalten Unternehmen zusätzlich vielseitige Funktionen, die vorteilhaft beim Umgang mit Kunden sowie der internen Kommunikation sind.
Unternehmen, die verstärkt intern kommunizieren oder auf moderne Arbeitsplatzkonzepte wie das Homeoffice oder Modern Work setzen, profitieren enorm von einer vielseitigen Telefonanlage. Interne Gespräche über VoIP per Cloud Telefonie sind kostenfrei. Es entstehen nur Kosten für die Internetverbindung. Diese sind in der Regel pauschal, also unabhängig vom Umfang der Nutzung. Das gilt auch für Videokonferenzen oder die Übertragung von digitalen Daten über das System. Dazu ist bei vielen Anbietern die freie Wahl des SIP-Providers möglich.
Für eine Cloud-Anlage spricht weiterhin, dass es sich hier um einen Managed Service handelt. Eine Wartung des Systems ist somit nicht erforderlich, dies übernimmt der Anbieter und ist in den monatlichen Kosten inkludiert. Bei der Wahl des Anbieters sollten Unternehmen aber auf jeden Fall darauf achten, dass die Lösung DSGVO-konform ist. Ebenfalls wichtig ist ein direkter Ansprechpartner. Wer hingegen die volle Kontrolle über seine Telefonie behalten möchte und ausschließlich aus dem Büro kommuniziert, der fährt auch mit einer On-Premises-Lösung gut. Auch hier gibt es Anlagen mit vielen Funktionen.