Teams Telefonie für Unternehmen
Microsoft Teams hat sich innerhalb kurzer Zeit zu einer der beliebtesten Plattformen für die interne Kommunikation etabliert. Mit seinen Funktionen erleichtert es die Zusammenarbeit und fügt vielen Anwendungen aus dem Universum von Microsoft die Möglichkeit zum direkten Austausch von Daten sowie Informationen hinzu. Auch interne Telefon- und Videogespräche sind mit Microsoft Teams möglich. Was viele hingegen nicht wissen: Diese Funktion lässt sich auch für externe Gespräche und somit als zentrale Lösung für die Telefonie einsetzen. Der folgende Beitrag erläutert, wie das funktioniert und ob es sich lohnt, Microsoft Teams als Telefonsystem im Unternehmen zu nutzen.
1 So funktioniert die Telefonie mit Microsoft Teams
Telefon- und Videogespräche gehören zu den Grundfunktionen, die Microsoft Teams mitbringt. Dabei nutzt die Plattform als Technologie VoIP, also denselben Standard, der auch bei der modernen digitalen Telefonie zum Einsatz kommt. Jedoch ist Microsoft Teams zunächst nur für interne Gespräche ausgelegt, da keine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz besteht. Gesprächspartner sind aus diesem Grund auch nicht über Telefonnummern erreichbar, sondern über den Account im internen Netzwerk.
Es existiert aber ein vergleichsweise einfacher Workaround, der Microsoft Teams zur Telefonanlage umfunktioniert und Gespräche außerhalb des internen Netzwerks erlaubt. Per Add-on für Microsoft Teams gibt es die Möglichkeit, Anrufe außerhalb des internen Netzwerks zu tätigen. Das Add-on ist in Kombination mit jedem aktiven Microsoft Office 365-Tarif verfügbar. Technisch sind dann zwei Optionen offen, um diese neue Funktion zu nutzen.
Zum einen über die Anrufpläne von Microsoft Teams. Mit dieser Funktion gibt es eine direkte Verbindung zwischen Teams und dem öffentlichen Telefonnetz. Jede Nebenstelle im Unternehmen erhält auf diesem Weg eine eigene Telefonnummer. So ist es nicht nur möglich, selbst Telefonanrufe zu tätigen, sondern die Mitarbeiter im Unternehmen sind auch von außen für jeden erreichbar. Microsoft agiert in diesem Fall als Provider für den Telefondienst.
Zum anderen gibt es die Option, Direct Routing von Teams ins öffentliche Telefonnetz zu aktivieren. In diesem Fall ist vor Ort eine Telefonanlage oder eine virtuelle Anlage, beispielsweise in der Cloud, erforderlich. Microsoft Teams verbindet sich mit diesem Dienst und der bereits vorhandene Provider wird einfacher weiter genutzt. So bleiben auch die vergebenen Rufnummern erhalten.
2 Telefonieren im Alltag: so wird Teams zur Telefonanlage
Die erstmalige Einrichtung ist sofort möglich, nachdem die Lizenzen aktiviert sind. Hier geht es vor allem darum, Rufnummern zu vergeben. Mit der Lizenz Microsoft 365 Business Voice lassen sich bis zu 300 Nebenstellen einrichten, mit 365 E5 sind sogar mehr als 300 Durchwahlen möglich. Im Admin-Center der Anwendung erfolgt die Einrichtung der Rufnummern für jeden Account. Ebenfalls ist es möglich, die bestehenden Nummern aus einer Telefonanlage oder von einem Anbieter zu importieren.
In der Praxis ist das Telefonieren mit Microsoft Teams dann unkompliziert und flexibel. Die Lösung ist mit allen Endgeräten kompatibel, die Zugriff auf die Plattform haben. So ist das Telefonieren mit dem Arbeitsplatzrechner, dem Laptop oder auch einem Smartphone möglich. Die Verbindung zwischen Endgerät und Telefonnummer ist über den Teams-Account sichergestellt. So lassen sich Anrufe auf jedem Endgerät entgegennehmen, auf dem die Anwendung installiert und angemeldet ist. Auch mit Tischtelefonen ist das Telefonieren möglich, wenn diese Bluetooth besitzen. Dann lässt sich das Tischtelefon per Bluetooth mit einem PC in der Nähe koppeln, auf dem Microsoft Teams installiert ist.
3 Vorteile vom Einsatz der Microsoft Teams Telefonie
Der Einsatz von Teams als Telefonanlage hat durchaus einige interessante Vorteile. Da ist zum Beispiel die Bündelung aller Kommunikationskanäle. Das Konzept von Unified Communications sieht eine Kombination von Chat, Meetings und Telefonie vor. Auf diesem Weg ist ein System ausreichend, um alle Kommunikationskanäle zu verwalten. So müssen Mitarbeiter nicht mehr die Technik wechseln, wenn sie nach einem internen Gespräch einen externen Anruf tätigen wollen. Außerdem können keine zwei Anrufe simultan über zwei Kanäle eingehen, sodass ein Gespräch nicht angenommen werden kann.
Zu den Vorteilen gehört dann auch, dass ein Mitarbeiter unter derselben Rufnummer an unterschiedlichen Endgeräten sowie Orten erreichbar ist. Es können Gespräche ganz normal im Büro angenommen werden, aber auch im Homeoffice oder unterwegs sowie auf Geschäftsreisen bleibt der Nutzer erreichbar. Für Anrufer ist der Aufenthaltsort nicht ersichtlich, denn es ändert sich nichts an der Rufnummer. Das erleichtert auch die Integration von Arbeitskonzepten wie New Work oder dem Homeoffice. Interessant ist in diesem Zusammenhang das anwesenheitsbasierte Routing. Ist ein Mitarbeiter aktuell nicht im Büro, kann seine Nebenstelle auf einen Kollegen umgestellt werden. Das gelingt auch kurzfristig und temporär durch den Mitarbeiter selbst, was bei klassischen Telefonanlagen in der Regel mit deutlich höherem Aufwand verknüpft ist.
Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass grundsätzlich keine Bereitstellung oder Wartung einer Telefonanlage vor Ort mehr notwendig ist. In Kombination mit einer Cloud-Telefonanlage stehen Unternehmen alle Funktionen einer modernen Anlage zur Verfügung und der Anbieter übernimmt die gesamte Wartung.
Weiterhin ermöglicht die Teams-Lösung den Einsatz beliebiger Endgeräte im Festnetz. In der Regel ist es nur mit einem klassischen Telefon vom Arbeitsplatz aus möglich, diese Gespräche zu führen. Mit einer solchen Lösung gelingt es hingegen, vom Laptop aus Telefongespräche zu führen oder vom Smartphone aus die deutlich günstigere Telefonie per VoIP zu nutzen, gerade auch aus dem Ausland. Für Unternehmen, die global aktiv sind, ist dies eine besonders interessante Lösung. So verbessern sich die Möglichkeiten zur Kollaboration weiter und das bei gleichzeitig reduzierten Kosten.
Für die Technik sprechen auch die Sicherheitsstandards. Die gesamte Kommunikation wird per TLS und SRTP verschlüsselt. Damit erfüllt die Lösung auch die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).
Zu den Stärken zählen außerdem die enorme Skalierbarkeit sowie die Option, den vorhandenen Telefonnetzbetreiber wie die Telekom weiterhin zu nutzen. Ein Wechsel der Lösung für die Telefonie ist also nicht erforderlich, sondern Teams wird einfach nur aufgeschaltet, sodass die Vorteile der Plattform beim Telefonieren zur Verfügung stehen. Dazu zählen auch Funktionen wie Cloud-Voicemail oder Video- und Screensharing.
4 Die Telefonie mit Microsoft Teams in der Praxis – Möglichkeiten zur Implementierung
In der Praxis ist die Integration in den Alltag vergleichsweise einfach. Wer die Teams-Plattform bereits einsetzt, kann einfach die entsprechende Lizenz aktivieren und hat direkten Zugriff auf die Telefonie.
Unternehmen, die hingegen mit einer klassischen Telefonanlage arbeiten, können die Anbindung mit einem Session-Border-Controller herstellen. Dieser Controller stellt die Verbindung zwischen Telefonanlage, der Microsoft Telefonie und dem Telefonanbieter her. Die Technik fungiert also wie ein SIP Trunk im VoIP.
Was eventuell noch fehlt, sind die Geräte, um die Technik in der Praxis einzusetzen. Das sind in erster Linie Headsets für den Einsatz der Telefonie am PC, IP-Telefone für das Büro oder gegebenenfalls Router, um die Infrastruktur für die IP-Telefonie aufzubauen.
Wer hingegen aktuell noch nach einer vielseitigen Lösung für die digitale und moderne Telefonie sucht, kann auf ein Angebot wie Phone MS-Teams Telefonie zurückgreifen. Anbieter wie TelemaxX haben Komplettpakete im Angebot, die auch ohne eigene Telefonanlage eine vollständige Lösung für die Telefonie bereitstellen.